+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Аудит процесс формирования реестра платежей

Формирование реестров платежей

Аудит процесс формирования реестра платежей

Помощник “Формирование реестров платежей” является пользовательским интерфейсом, предназначенным для работы с документами “Реестр платежей”. Помощник позволяет на основании планов расходования безналичных денежных средств, внесенных в платежный календарь организации, формировать реестры банковских платежей на день, платежные поручения и контролировать их оплату (исполнение).

Описание формы помощника

Форма помощника содержит две страницы: “Реестр платежей” и “Платежные поручения” с расположенными на них элементами управления данными. Переключение между страницами осуществляется с помощью одноименных закладок. Функционал страницы “Реестр платежей” позволяет на основании планов расходования платежного календаря организации формировать документы “Реестр платежей”.

На странице “Платежные поручения” представлен для просмотра список документов “Платежные поручения”. Основная работа с платежными поручениями (ввод, редактирование, передача в банк и т.п.) осуществляется в информационной базе “1С:Бухгалтерия 8”. Кроме этого, формирование платежных поручений возможно в системе “Платежный календарь” средствами документа “Реестр платежей”.

Страница “Реестр платежей”

На странице “Реестр платежей” представлены: панель быстрого отбора данных, платежный календарь организации в части планирования поступлений и расходования безналичных денежных средств и журнал документов “Реестр платежей”.

Формирование реестров платежей. Страница “Реестр платежей”

Панель отбора данных

Реквизиты панели отбора данных позволяют накладывать фильтр на информацию платежного календаря и журнала реестров по следующим критериям:

  • Дата начала, дата окончания периода – задают период выборки данных платежного календаря и журнала документов;
  • Организация – ограничивает выборку данных по выбранной организации;
  • Расчетный счет организации – ограничивает выборку данных по расчетному счету организации;
  • Валюта – ограничивает выборку данных платежного календаря и журнала документов по валюте;

Кнопка “Сформировать” обновляет данные платежного календаря в соответствии с указанными критериями отбора.

Платежный календарь

Платежный календарь, представленный на странице “Реестр платежей”, содержит финансовую информацию, детализированную по календарным дням из заданного в панели отбора периода.

Вид формируемого отчета и методика расчета выводимых сумм зависят от выбранного периода выборки данных, а точнее от смещения периода отчета относительно текущей даты.

Рассмотрим методику расчета и структуру представления информации по каждому календарному дню отчета:

  • План – колонка, в строках которой выводятся следующие плановые показатели:
    • Остаток на начало – остаток безналичных денежных средств организации на начало дня. Сумма остатка до текущей даты включительно формируется по данным бухгалтерского учета. После текущей даты остатки денежных средств на начало дня рассчитываются в соответствии с запланированным поступлением и расходованием денежных средств. Отрицательные остатки выводятся красным цветом;
    • Поступления – запланированная сумма поступлений денежных средств на расчетные счета организации за текущий день. Выводимая информация имеет детализированную расшифровку;
    • Доступно к расходованию – сумма безналичных денежных средств, доступная к расходованию в текущем дне при условии исполнения планов поступления. Показатель рассчитывается как сумма остатка на начало дня плюс сумма запланированного поступления за текущий день;
    • Платежи – запланированная сумма расходования денежных средств организации за текущий день. Выводимая информация имеет детализированную расшифровку;
    • Остаток на конец – остаток безналичных денежных средств на конец дня. До текущей даты формируется по данным бухгалтерского учета. Начиная с текущей даты остаток денежных средств на конец дня определяется расчетным путем в зависимости от запланированных поступлений и расходования денежных средств (остаток на начало дня плюс сумма запланированного поступления минус сумма запланированных платежей);
  • Реестр – колонка, в которой выводится сумма сформированного реестра платежей за текущий день (данные выводятся в строке “платежи”);
  • Плат.поруч. – колонка, в которой выводится сумма платежных поручений, сформированных за текущий день (данные выводятся в строке “платежи”);
  • Факт – колонка, в строках которой выводятся суммы фактических остатков и движений денежных средств за текущий день по данным бухгалтерского учета. Колонка данных отображается при условии, что выводимый день меньше либо равен текущей дате, т.е. в будущих периодах отчета фактические данные не формируются. Структура данных, выводимая в строках колонки, аналогична структуре колонки “План”.

Данные, сформированные за текущую дату, выделяются зеленым фоном шапки, выходные дни – красным шрифтом шапки.

Журнал документов «Реестр платежей»

Ниже платежного календаря расположен журнал документов «Реестр платежей». Управление журналом документов (отбор, редактирование, ввод нового) осуществляется стандартным способом с помощью командной панели формы журнала.

Кроме этого, существует дополнительный способ ввода нового документа реестра платежей. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышью на пересечении строки “Платежи” и колонки “Реестр” платежного календаря.

Журнал документов имеет следующий состав полей:

  • Дата – дата документов “Реестр платежей”;
  • Номер – номер документов;
  • Организация – организация, запланировавшая платежи;
  • Расчетный счет – расчетный счет организации, по которому запланированы платежи;
  • Сумма – сумма реестра.

Страница “Платежные поручения”

На странице “Платежные поручения” выводится список платежных поручений, зарегистрированных в информационной базе “1С:Бухгалтерия 8”, и переданных в программу «SysTecs» в результате синхронизации. Вид выводимых платежных документов зависит от версии информационной базы “1С:Бухгалтерия 8”. При работе с базой версии 2.

0 в списке выводятся документы “Платежное поручение”, для работы с версией 1.6 используется вид документа “Платежное поручение исходящее”. Платежные поручения доступны только для просмотра, ввод и редактирование документов осуществляется в базе 1С бухгалтерии.

Новые платежные поручения также могут быть сформированы на основании документов планирования платежей с помощью инструментов документа “Реестр платежей”. Страница формы имеет следующий вид:

Формирование реестров платежей. Страница “Платежные поручения”

Методика работы с реестрами платежей

Реестры платежей являются важным инструментом корректировки планов расходования, поскольку позволяют привести в соответствие объем платежей, запланированных на текущий день, с фактическим объемом денежных средств, доступных к расходованию в организации. При достаточном объеме денежных средств запланированные на текущий день платежи включаются в реестр в полном составе.

Однако, зачастую возникают ситуации, когда план поступления денежных средств исполняется частично, что приводит к недостатку денег для оплаты запланированных платежей. В этом случае состав реестра платежей на текущий день определяется исходя из степени важности каждого запланированного платежа.

Планы расходования, не попавшие в реестр, отменяются или переносятся на новый срок для дальнейшей оплаты.

В форме помощника для анализа запланированных и фактических показателей предназначен платежный календарь.

Поскольку реестр платежей является инструментом корректировки планов платежей на текущий день, платежный календарь “по умолчанию” формируется за период времени, равный (текущая дата минус 2 дня) – (текущая дата плюс 4 дня).

Информация платежного календаря за текущий и прошедшие дни позволяет сопоставить суммы: фактической оплаты, запланированных платежей, платежей включенных в реестр, сформированных платежных поручений. Кроме этого на каждый день платежного календаря выводятся суммы денежных средств, доступных к расходованию.

Суммы запланированных платежей расшифровываются с детализацией до получателя платежа и документа планирования с помощью карточки движения денежных средств. Функционал платежного календаря позволяет регистрировать в программе реестры платежей на основании запланированных платежей.

Для ввода нового документа «Реестр платежей» на текущую или будущую дату достаточно выполнить двойной клик мышью на пересечении строки “Платежи” и колонки “Реестр”, соответствующей выбранной дате планирования.

Если на выбранную дату запланировано расходование денежных средств (наличие суммы в колонке «План»), табличная часть вновь введенного реестра будет автоматически заполнена плановыми показателями.

После сохранения, сумма введенного реестра отразиться в колонке “Реестр” на дату введенного документа.

В документе “Реестр платежей” существует возможность автоматического формирования платежных поручений по включенным в реестр планам платежей. Сумма сформированных за день платежных поручений отображается в колонке “Плат.поруч.” платежного календаря, а список платежных поручений доступен для просмотра на странице формы “Платежные поручения”.

Форма помощника «Формирование реестров платежей» открывается для работы через пункт “Формирование реестров платежей” панели управления рабочего стола «Платежный календарь» и через пункт главного меню «Платежные документы» ► «Формирование реестров платежей».

Регламент исполнения платежного календаря

Аудит процесс формирования реестра платежей

1.1. Назначение документа

Регламент процесса исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.

2. Условия и ограничения

2.1. Процесс исполнения платежного календаря

Работа по исполнению платежного календаря начинается с получения:

  • сотрудником компании счета от контрагента;
  • любого другого документа-основания, на основании которого будет производиться списание или выдача денежных средств.

2.2. Ограничения

2.2.1. Реестр платежей должен быть сформирован к 18-00 дня, предшествующего оплате.

2.2.2. В случае если в ходе выполнения процесса бухгалтер по работе с банком сталкивается с необходимостью замены счета либо в случае любых непредвиденных ситуаций, при проведении платежей, то он сообщает об этом руководителю финансового департамента, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3. Требования к процедурам

3.1. Формирование запроса на платеж

3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу, при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.

3.1.2. В обязанности сотрудника входит:

  • проверка соответствия выставленного счета договору, плану платежей и т. д., при необходимости он уточняет данную информацию у контрагента либо коммерческого директора;
  • проверка того, не был ли требуемый платеж уже оплачен ранее, в случае необходимости связывается с контрагентом и уточняет информацию о поставках и оплатах;
  • передача счета, распоряжения или иных документов, с указанием номеров утвержденных заявок и фактически оплачиваемых сумм по ним, коммерческому директору для дальнейшего согласования.

3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18-00, минимум за 2 дня до проведения необходимого платежа.

3.2. Проверка возможности осуществления платежа

3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа. При этом коммерческий директор должен:

  • проверить, не был ли счет оплачен ранее, предполагаемые сроки оплаты, сроки поставки, при необходимости уточнить данную информацию в казначействе или бухгалтерии;
  • идентифицировать платеж в платежном календаре, а также статьи затрат, по которым запланированы требуемые денежные средства;
  • сопоставить заявленные сотрудником расходы в счете с расходами в утвержденном плане платежей;
  • проверить наличие и количество кредиторской задолженности поставщику, условия поставки и т. д. На основании проведенной проверки оценить приоритетность заявки, возможность ее утверждения или переноса;
  • проверить правильность отнесения тех или иных заявок по статьям бюджета. В случае необходимости внести корректировки или дать соответствующие указания сотруднику, инициировавшему заявку;
  • при отсутствии возражений относительно суммы и сроков оплаты завизировать заявку на платеж, указав дату акцептования, и возвратить ее ответственному сотруднику для дальнейшей передачи в казначейство компании.

3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором и отправлена в казначейство не позднее 14-00, за 1 день до осуществления необходимого платежа.

3.3. Согласование внебюджетных платежей

3.3.1. Финансовый директор согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения запросов на данные платежи от сотрудников компании.

3.3.2. В ходе согласования запроса на платеж финансовый директор может:

  • уточнить данные о необходимости платежа у коммерческого директора и руководителей профильных отделов;
  • принять решение о возможности проведения внебюджетного платежа;
  • перенести на следующий день прочие платежи для проведения внебюджетного платежа, при необходимости согласовать данное решение с генеральным директором компании.

3.4. Формирование реестра платежей на следующий день

3.4.1. Сотрудники казначейства проверяют заявки на платеж, поступающие от сотрудников компании, и формируют реестр платежей на следующий день, ежедневно, на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.

3.4.2. При этом сотрудники казначейства обязаны:

  • проверить заявку на соответствие бюджету и наличие визы коммерческого директора;
  • сопоставить сумму, указанную в заявке на платеж, с расходами в утвержденном плане платежей с учетом остатка денежных средств по соответствующей статье расходов;
  • проверить, оплачивались ли данные счета, распоряжения и заявки ранее. В случае если данные платежи уже совершались – уточнить необходимость повторного платежа у коммерческого директора и финансового директора компании;
  • в случае если указанные расходы учтены в плане платежей на декаду, не оплачивались ранее и по ним достаточно запланированных денежных средств, заявку завизировать, на обратной стороне указать дату;
  • сделать копии завизированных документов и передать их сотруднику, оригиналы документов остаются в казначействе.

3.4.3. За 1 день до даты, на которую формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • формируют реестр платежей компании на следующий день, в который в обязательном порядке включают все акцептованные заявки на платеж, в том числе и заявки на внебюджетные платежи, утвержденные финансовым директором. В случае включения в реестр внебюджетных платежей, они должны быть отмечены в специальном поле реестра платежей и платежного календаря «вне плана»;
  • информация по счетам и распоряжениям на оплату должна быть занесена в реестр платежей с разбивкой по банкам и назначениям платежей.

3.4.4. На следующий день, на который формируется реестр платежей, сотрудники казначейства:

  • проверяют в системе «Банк-Клиент» остаток денежных средств на расчетных счетах компании;
  • указывают в реестре платежей информацию о сумме остатков денежных средств на расчетных счетах компании по каждому банку отдельно, с указанием валют;
  • сохраняют сформированный реестр платежей (проект реестра платежей) в специальной папке и по электронной почте высылают финансовому директору ссылку на сформированный реестр.

3.5. Распределение платежей

3.5.1. Финансовый директор распределяет платежи на день, после получения реестра платежей (проекта реестра платежей) от сотрудников казначейства.

3.5.2. При распределении платежей на день финансовый директор совершает следующие основные действия:

  • знакомится с информацией об остатке денежных средств на расчетных счетах компании и реестром платежей на день;
  • на основании субъективного мнения распределяет платежи, указанные в реестре платежей, по банкам (по возможности с учетом приоритетов, установленных начальниками отделов и коммерческим директором);
  • сохраняет утвержденный реестр с распределенными платежами в специальной папке.

3.6. Проведение платежей по банку

3.6.1. Сотрудники казначейства проводят оплату счетов и распоряжений после получения сообщения от финансового директора о готовности реестра платежей.

3.6.2. При этом сотрудники казначейства выполняют следующие действия:

  • делают копию утвержденного финансовым директором реестра платежей у себя на локальном диске;
  • подписывают счета у главного бухгалтера;
  • осуществляют оплату счетов и распоряжений согласно утвержденному реестру платежей с помощью системы «Банк-Клиент»;
  • указывают факт выполнения того или иного платежа в своей копии реестра платежей;
  • не оплаченные по той или иной причине счета хранят отдельно, для дальнейшего включения в реестр платежей.

3.6.3. Проведение оплат должно быть выполнено до окончания текущего банковского дня.

3.6.4. В случае если в ходе выполнения процедуры казначей сталкивается с ситуацией необходимости замены счета, то он сообщает об этом сотруднику, инициировавшему платеж.

3.6.5. В случае если в ходе оплаты счета у казначея возникают какие-либо проблемы (не проходит оплата, не хватает ДС и т. п.), он сообщает об этом руководителю финансового отдела, который принимает решение по выходу из сложившейся ситуации.

3.6.6. Казначей может вернуть счет на переоформление в связи с неисполнением получателем платежа своих обязательств по договору либо в связи с наличием других нарушений.

3.7. Учет произведенных платежей и оповещение руководителей

3.7.1. Сотрудник казначейства оповещает руководителей отделов об оплаченных и неоплаченных счетах и распоряжениях на следующий день после получения реестра платежей с указанием факта оплаты:

  • в виде электронного письма информирует всех руководителей отделов о том, что из их запросов было оплачено за прошедший день, а что нет (с указанием номера заявок, даты оплаты, суммы, номера счета);
  • сводит факт оплат по реестру платежей за прошедшей день. То есть на основании своей копии реестра платежей вводит факт оплаты в изначально утвержденный реестр платежей за прошедший день.

4. Контроль выполнения

Контролирует выполнение данного регламента руководитель финансового отдела компании.

При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента руководитель финансового отдела проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

  • если нарушение связано с недостаточным знанием и пониманием нарушителем требований данного регламента, проводит с ним разъяснительную работу;
  • если нарушение связано с недобросовестным выполнением сотрудником своих должностных обязанностей, имеет право наложить штрафные санкции согласно установленному порядку (см. положение о мотивации компании);
  • если нарушение является систематическим, разрабатывает изменения данного регламента.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами

Аудит процесс формирования реестра платежей

Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.

Составление платежного календаря

Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.

Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.

Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel).

Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора».

Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.

Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).

Предотвращение кассовых разрывов

цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».

Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.

Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.

Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

Платежное поручение

На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.

Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С – «WA:Финансист. Управление денежными средствами».

Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.

Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Форма платежного календаря состоит из следующих областей

Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В настройках платежного календаря можно:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных, одним кликом вывести либо сводную информацию, либо детализировав её до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря. В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Открыть меню настроек Платежного календаря, в котором пользователь может:
    • Управлять основными настройками;

      Рисунок 4. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

    • Настроить группировки вывода информации;

      Рисунок 5. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

    • Установить отборы.

      Рисунок 6. Реестр платежей в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

записи прошедших вебинаров по теме «Управление денежными средствами»

Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.

В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.

Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора.

Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам.

Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.

Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.

Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке

После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.

На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.