+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Проводки по командировочным и представительским расходам

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

Ндфл и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

  • Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
  • Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

ДтКтОписание проводки
7150 (51)Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.)71Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
7150 (51)Возмещение сотруднику перерасхода  на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
5071Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Пример

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И.

с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб.

— для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

  • Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
  • Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
  • За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
  • Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

  • Суточные – 2*300,00 руб.;
  • Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
  • Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

ДатаСчёт ДтСчёт КтСумма, руб.Описание проводкиДокумент-основание
09.12.2016715060 000,00Выдача аванса на командировочные расходыКО-2

Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2020 году

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

> расчеты с персоналом > Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2020 году

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы.

Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников.

Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок – как рассчитать оплату командировочных дней.

Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки.

При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.

00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

  • суточные;
  • оплата за проживание;
  • транспортные расходы;
  • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ.

Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб.

Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в этой статье.

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек.

Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание.

Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

  • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
  • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
  • оплата проезда в месте командировки.

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты.

Бухгалтерский учет и проводки

В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку.

В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм.

При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50.

При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.

Также возможна ситуация, что в командировке работник может потратить большую сумму, чем ему выдана, в этом случае работнику возмещается сумма, потраченная им сверх выданных денег, при этом заполняется расходный кассовый ордер, а в бухгалтерском учете отражается проводка Д71 К50.

Далее необходимо учесть произведенные работником командировочные расходы. Если по каким-либо расходам в подтверждающих документах выделен НДС, то он выделяется на отдельный счет и направляется к вычету (Д19 К71 и Д68 К19).

В зависимости от назначения командировки расходы списываются на соответствующие счета:

  • если командировка была связана с основным видом деятельности предприятия, то для производственного предприятия расходы списываются в производство: проводки Д20 (23, 25, 26, 29) К71, для торгового – в расходы на продажу Д44 К71;
  • если цель командировки – приобретение основных средств, то расходы списываются проводкой Д08 К71;
  • если цель командировки – приобретение МПЗ, то расходы списываются проводкой Д10 К71;
  • если командировка носит культурно-развлекательный характер, то расходы списываются в качестве внереализационных проводкой Д91/2 К71;
  • если командировка связана с бракованной продукцией, то расходы списываются Д28 К71.

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

  • Д50/3 К76 – купленный билет приходуется в кассу на третий субсчет;
  • Д71 К50/3 – билет выдан работнику;
  • Д20, (23, 44, 91/2) К71 – списаны расходы на покупку билета.

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

Проводки по учету командировочных расходов:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Командировочные расходы при направлении сотрудника в командировку необходимо правильно отражать не только в бухгалтерском, но и налоговом учете. Рассмотрим бухгалтерские проводки командировочных расходов, перечень затрат и типичных ситуаций при отражении документов, поступивших от прибывшего из командировки сотрудника.

Особенности схемы учета и оформления командировочных

При общей системе налогообложения все сопутствующие расходы, связанные со служебной поездкой сотрудника разрешено относить в уменьшение налога на прибыль на основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ.

При УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы прямо указаны в списке затрат ст. 346.16 НК РФ.

Помимо расходов на поездку, оформление виз, приглашений и проживание в гостинице, сотруднику оплачиваются суточные – специальная компенсация затрат на питание и мелких личных расходов.

Не следует забывать, что командированному сотруднику за дни командировки начисляется средний заработок, рассчитываемый исходя из рабочих дней. День отъезда и приезда всегда считаются за отдельные дни командировки при расчете суточного довольствия, размер которого устанавливается внутренним приказом или положением по организации.

При направлении сотрудника в командировку оформляется только специальный приказ, с котором указывается цель поездки – проведение переговоров с целью расширения рынка сбыта, заключение договоров, участие в конференциях, учебных семинарах и т.д. Командировочное удостоверение и служебное задание отменено еще с 1 января 2015 года, их обязательное оформление не требуется.

По возвращении из командировки, в течение 3-х дней сотрудник обязан составить авансовый отчет и отчитаться о понесенных расходах, приложив оправдательные документы: билеты с посадочными талонами или чеки на бензин, акты транспортных компаний, если им арендовалось авто, квитанции и чеки гостиниц и хостелов.

Нельзя принимать к бухгалтерскому и налоговому учету чеки из ресторанов и кафе: подразумевается, что расходы на питание компенсируются суммой суточных, но если компания желает провести подобные расходы в бухгалтерском учете, то это следует делать за счет средств чистой прибыли компании, не отражая такие затраты в налоговом учете.

Командировочные расходы – проводки

Для учета командировочных затрат используется счет 71. По Дебету сч.71 учитываются все выданные работнику в подотчет деньги, а по Кредиту – все осуществленные им расходы.

Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:

  • выдано из кассы на командировочные расходы – проводка Д71-К50;
  • безналичным путем выдано на командировочные расходы – проводка Д71-К51.

Если после возвращения из поездки и предъявления авансового отчета у командируемого остается на руках излишек денег – неиспользованный остаток вносится в кассу:

  • получены в кассу неизрасходованные деньги на командировочные расходы – проводка Д50-К71.

Иногда случается и наоборот: сотрудник тратит в командировке больше запланированной и полученной им на руки суммы. В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

  • выданы деньги на командировочные расходы – проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

Списание командировочных расходов: проводки

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

  • Д26,20,44-К71 – проездные билеты, суточные, проживание без НДС;
  • Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

  • работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;
  • отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;
  • отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.

При закупке основных средств проводки будут следующими:

  • Д08-К60 – приобретены ОС,
  • Д19-К60 – учтен НДС,
  • Д71-К60 -отражены расходы работника.

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

  • Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
  • Д19-К60,76 – отражен НДС,
  • Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
  • Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
  • Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

  • Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Бухгалтерская проводка возмещение расходов суточных

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете выплату суточных (в том числе сверхнормативных) в 2017 г., если работник направлен в командировку на территории РФ?

Командировка связана с управлением организацией. Согласно коллективному договору суточные, выплачиваемые в связи с командировкой по территории РФ, составляют 1000 руб. в день. Работнику выдан денежный аванс из кассы организации, который в части суточных составил 4000 руб.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет (сумма суточных за четыре дня командировки соответствует выданному авансу), который утвержден руководителем. Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются.

В налоговом учете применяется метод начисления.

Корреспонденция счетов:

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных) (ст. ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов, в том числе суточных (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Командировочные расходы (в том числе суточные) относятся к расходам по обычным видам деятельности (в данном случае учитываются в качестве управленческих расходов) (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, т.е. на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации. До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату командировочных расходов, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных (о чем сказано в разделе «Страховые взносы»), признаются расходами по обычным видам деятельности на дату начисления (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.) признается доходом работника, подлежащим налогообложению НДФЛ и включению в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

В отношении указанного дохода применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, в размере 13%. Организация в качестве налогового агента обязана исчислить НДФЛ, удержать его и уплатить удержанный НДФЛ в бюджет (п. п. 1, 2 ст.

226 НК РФ). Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, представленный после возвращения работника из командировки (что следует из пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст.

226 НК РФ).

Исчисленная сумма НДФЛ удерживается непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержать сумму исчисленного НДФЛ организация может, например, из суммы выплачиваемой работнику заработной платы. Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование

При оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, т.е. суточные, не превышающие 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый страховыми взносами.

Таким образом, не облагаемая страховыми взносами сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.). Сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.

) является объектом обложения страховыми взносами и включается в базу для исчисления страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).

В общем случае начисление страховых взносов в 2017 г. производится по тарифам, установленным ст. 426 НК РФ .

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом, как следует из приведенной нормы, размер суточных не имеет значения.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом ограничений по размеру суточных для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль не установлено. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в данном случае определен в коллективном договоре организации.

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных (являющихся таковыми для целей уплаты страховых взносов), включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обозначения аналитических счетов и субсчетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»:

69-1-1 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

Проводки по командировочным и представительским расходам

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

В статье рассмотрим ключевые особенности учета командировочных расходов в учреждении. Приведем примеры бухгалтерских проводок для некоммерческих организаций и бюджетников.

28 января 2020 Евдокимова Наталья Работника отправили в служебную командировку.

На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем. Действия кассира:

  1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
  2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
  3. Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

  • для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
  • для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Чтобы , нужно оформить специальный приказ и Положение о командировках.

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней.

Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

  • авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
  • командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
  • служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
  • документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги.

Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

  • для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
  • для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
  • для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

  • для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
  • для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность.

Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс. Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

  1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
  2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

  1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
  2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
  3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Командировочные расходы — это ряд компенсационных выплат, гарантированных государством, которые должен выплатить работодатель командированному сотруднику.

С 2020 года траты на служебные поездки нужно считать по-новому. Рассказываем, как изменились размер, нормы и состав расходов на командировку.

Расскажем, какие расходы считать командировочными и какими документами оформить аванс на поездку. 19 февраля 2020 Оплата выходных в командировке — это гарантированная сумма выплат, которая причитается командированному сотруднику, если ему пришлось трудиться еще и в нерабочие дни.

Правила для расчетов закреплены в трудовом законодательстве. 8 августа 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

В этом случае перерасход выдается наличными или безналичным перечислением:

  1. выданы деньги на командировочные расходы — проводка Д71-К50 или Д71-К51. Эта операция аналогична изначальной проводке («выдано подотчет на командировочные расходы»), но к формулировке назначения платежа добавляется, что это: «перерасход по авансовому отчету».

На основании полученных от сотрудника подтверждающих документов, приложенных к его авансовому отчету, списываются командировочные расходы проводкой:

  1. Д26,20,44-К71 — проездные билеты, суточные, проживание без НДС;
  2. Д19-К71 – проводка делается, если в их стоимости выделен НДС.

Если работник в командировке закупал товары для продажи, материалы для компании, делается запись:

  1. отражены командировочные расходы, проводка: Д60-К71.
  2. отражен НДС на основании полученных счетов-фактур (или УПД): Д19-К60;
  3. работником произведены расходы, проводка: Д41,10-К60;

При закупке основных средств проводки будут следующими:

  1. Д08-К60 — приобретены ОС,
  2. Д71-К60 -отражены расходы работника.
  3. Д19-К60 — учтен НДС,

Часто бывает так, что компании оплачивают проезд к месту командировки и обратно с расчетного счета, бронируя авиа и ж/д билеты заранее: для многих это дешевле и удобнее. В этом случае проводки следующие:

  1. Д71-К50.3 – билет выдан командированному работнику.
  2. Д50.3-К60,76 – билет поступил в кассу компании,
  3. Д20,26,44-К60,76 – отражен сбор за оформление билета,
  4. Д60,76-К51 – оплачена стоимость билета с учетом сбора,
  5. Д19-К60,76 – отражен НДС,

После представления авансового отчета с приложенными электронными билетами, посадочными талонами составляется запись:

  1. Д 20,26,44-К71 – списана стоимость билета.

Учет командировочных расходов в 2019 году

Бухгалтерские проводки по возврату командировочных через кассу

Расходы по командировке мало возместить работнику, их нужно правильно учесть. Как нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы, проводки и особенности разнесения, а также различные, связанные с этим ситуации, мы собрали в этой статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах.

Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах.

То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

  • стоимость билетов на проезд;
  • стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
  • суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится.

Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08.

Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно.

Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

  • Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
  • Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

  1. Выдан аванс: Дт 0.208.12.000 Кт 0.201.34.000.
  2. Списаны затраты (суточные, проезд, проживание) на основании авансового отчета: Дт 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кт 0.208.12.000.
  3. Возвращены неизрасходованные средства: Дт 0.201.34.000 Кт 0.208.12.000.

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.