+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Список обязательных документов при заключении договора с ИП – что запросить

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Субъекты предпринимательства могут поставлять друг другу товары и услуги. Чтобы этот процесс был безопасным, подбирают документы для ИП для заключения договора, регулирующего отношения сторон. При этом важно не допустить ошибок при составлении данного документа, иначе последствием могут стать серьезные финансовые убытки.

Перечень документов для заключения договора с ИП

Регистрация контракта, прописывание в нем всех условий сотрудничества являются гарантией честного сотрудничества.

С точки зрения юрисдикции ИП имеет большие отличия от обществ с ограниченной ответственностью или акционерных обществ. У юридического лица, как правило, есть директор, который является представителем фирмы.

А у частного предпринимателя только он сам и является носителем полномочий по руководству компанией.

Заключение договора

У индивидуального предпринимателя может быть приказом назначен директор, однако им не имеет права являться сам владелец. Поэтому ведущее лицо, указываемое в договоре – это сам бизнесмен. Список документов, необходимый, чтобы заключить договор с индивидуальным предпринимателем:

  • документ, удостоверяющий личность – паспорт и ксерокопия;
  • если коммерсант регистрировал свое предприятие до 2017 года, необходимо свидетельство о регистрации ИП;
  • ИНН;
  • выписка из ЕГРИП – для тех, кто регистрировал бизнес, начиная с 2017 года.

Сбор документации

Выше представлен полный перечень документов для договора ИП с ИП, необходимый для заключения договора на аренду помещения, поставку товара или оказание услуг. При желании партнер может запрашивать дополнительную информацию. Человек имеет возможность проверить через сайты различных служб финансовую состоятельность будущего партнера, прежде чем заключать какое-либо соглашение.

Можно дополнительно затребовать документацию при выборе поставщиков. В ней указывается, какие критерии использует компания при выборе партнеров для закупки товаров или при оказании услуг и прочего. Это упростит разбирательства, если возникнут какие-то серьезные проблемы.

Обратите внимание! В список документов для сотрудничества можно включить и документ об аренде бизнесменом помещения, в котором он ведет коммерческую деятельность.

Что входит в понятие уставных документов

Термин «уставные» действует, когда у юрлица есть устав. ИП устава не имеет, поэтому в данном случае более правильным является термин «учредительные документы». Основной учредительный документ для предпринимателя – это выписка из Единого госреестра. Именно эта бумага с первого января 2017 года выдается при регистрации предприятия.

Может ли ИП участвовать в тендерах и какие документы для этого нужны

Вторым необходимым документом является российский паспорт. В нем указана информация о месте прописки главы компании.

Если человек не проживает в регионе по месту прописки, также потребуют справку о временной регистрации.

Если придется подавать в суд при каких-либо неувязках, судебный орган придется искать по месту проживания коммерсанта. У юрлица в аналогичной ситуации это будет юридический адрес.

Идентификационный номер налогоплательщика обязателен при составлении счетов-фактур, предъявлении НДС, составлении налоговых деклараций. Поэтому необходимо всегда указывать этот номер.

При подписании важно убедиться, что обе стороны поставили подписи корректно. Подписи не должны отличаться от поставленных в паспортах. Может возникнуть такая ситуация, что договор за бизнесмена будет составлять экспедитор или менеджер.

В этом случае в пакет документации придется включить доверенность, заверенную нотариально.

Важно! При составлении договора КФХ (крестьянско-фермерское хозяйство), возглавляемое индивидуальным предпринимателем, должно предоставлять те же бумаги, что и коммерсант, занятый любым другим видом деятельности.

Зачем нужно запрашивать их перед началом сотрудничества

Составление данной бумаги должно быть юридически грамотным, ведь на ее основании при несоблюдении условий можно подать в суд. Поэтому требуются все реквизиты. Предположим, что одна фирма планирует поставку крупной партии товаров другой компании.

В договоре указано, что ИП платит поставщику за товары в течение двух недель после поставки, иначе предусмотрены штрафные санкции. А индивидуальный предприниматель задерживает платеж уже на два месяца. В этом случае при подаче заявления в суд нужно будет знать имя, фамилию, отчество коммерсанта, к какой налоговой он относится.

Выписка из ЕГРИП свидетельствует о том, что человек законно ведет свой бизнес, зарегистрировав его в госорганах.

Бизнесмены выясняют отношения

Даже если предполагается недолгая работа между предприятиями, все равно принято создавать договор. Это страховка на случай поставки продукции ненадлежащего качества, недопоставки товара или услуг. Также нельзя обойтись без уставного документа, он нужен для того, чтобы подтвердить правомочность действий фирмы, ее местонахождение.

Дополнительная информация! Если предприниматель заключает договор с организацией, занимающейся вывозом мусора, нужно составить регулирующий отношения документ. Это позволит избежать несвоевременного оказания услуг или выполнения работ по вывозу отходов в неполном объеме.

Как обозначить в договоре, на основании чего действует ИП

Налоговая и ИП — как зарегистрировать в ИФНС и что для этого нужно

Ясно, что такой документ может составляться на поставку товара с оплатой в течение какого-либо периода или на реализацию.

Если ИП занимается клининговыми услугами, то может быть договор на вывоз отходов. Про юрлицо пишут «генеральный директор, действующий на основании устава».

Но как упоминать предпринимателя, и на основании чего он действует?

Правомочными являются три формы написания в договоре:

  • первая – самая краткая: ИП (ФИО), ОГРН или ЕГРИП с указанием номера.
  • ИП (ФИО), действующий от своего имени, реквизиты указываются в конце.
  • самое длинное – ИП (ФИО), действующий на основании госрегистрации от обозначенной даты. В конце указывается номер свидетельства о регистрации или ЕГРИП.

Выбирая, на основании какого документа будет действовать ИП при заключении составленного договора, можно использовать любую форму, в зависимости от пожеланий партнера по бизнесу.

Эту бумагу, возможно, будет проверять юрист или бухгалтер фирмы-партнера. Лучше составить ее так, чтобы впоследствии не возникало вопросов и неясностей.

При составлении удобно использовать готовый образец, например, представленный ниже:

Заполнение бумаг

Обычно заполняют следующие пункты:

  • вводный раздел: включает тип контракта (например, договор купли-продажи), номер документа и место, в котором заключили соглашение. Здесь обязательно вписывают названия компаний-партнеров с реквизитами;
  • основное содержание: указывают, относительно чего заключается соглашение – покупки, поставки и так далее. Также здесь прописывают, на каких условиях сотрудничают предприниматели, права сторон и обязательства;
  • порядок и сроки финансовых операций. Например, оплата предваряет поставку или производится после нее;
  • непредвиденные обстоятельства – срок действия бумаги, спорные моменты и способы их разрешения. Например, ресторан закупает у ИП овощи и фрукты по предварительному заказу. Но предприниматель не предоставил одну из позиций из списка, потому что она отсутствовала на базе, то есть, неумышленно. В этом случае нужно оговорить, что будет: штрафные санкции или просто накладная оплачивается по меньшей цене;
  • ответственность партнеров;
  • финальная часть с подписями и всеми реквизитами, а также гербовыми печатями в случае наличия.

Сотрудничество

Договором с ИП регулируется сотрудничество двух фирм, в нем может быть прописано, что происходит при недопоставке товара, если вместо одной позиции привезена другая.

Все это приучает обе стороны к дисциплине, договор должен быть заверен гербовыми печатями.

Предприниматель, не имеющий печати, имеет право поставить свою подпись, при этом реквизиты и уставные документы должны быть указаны верно.

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Документы, относящиеся к товару по договору поставки

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Условие о документах, относящихся к товару, включает в себя совокупность документов, которые поставщик должен передать покупателю согласно п. 2 ст. 456 ГК РФ (техническая документация, документы, подтверждающие качество товара, и т.п.).

Кроме того, в договоре в качестве документов, относящихся к товару, можно согласовать и другие документы, связанные с учетом, отчетностью, налогообложением, таможенными и другими хозяйственными, административными процедурами, которые стороны должны произвести в отношении товара.

Согласование условия о документах, относящихся к товару

Гражданским кодексом РФ предусмотрена обязанность поставщика передать вместе с товаром относящиеся к нему документы (п. 2 ст. 456 ГК РФ), но перечень этих документов является открытым. Таким образом, сторонам предоставлена возможность самостоятельно определить в договоре, какие документы подлежат передаче вместе с товаром.

Данное условие договора поставки защищает в первую очередь интересы покупателя, поскольку, если согласованные документы не будут переданы поставщиком, в том числе в разумный срок, назначенный покупателем, последний вправе отказаться от товара в соответствии со ст. 464 ГК РФ.

Для надлежащего согласования условия о документах, относящихся к товару, в договоре рекомендуется указать:

— документы, относящиеся к товару;

— иные документы, необходимые покупателю;

— срок передачи документов.

Если условие о документах, подлежащих передаче по договору, не согласовано

Покупатель, согласно п. 2 ст. 456 ГК РФ, не вправе будет требовать от поставщика передать документы, не указанные в договоре или прямо не предусмотренные законом, иными правовыми актами.

Для поставщика несогласование комплекта документов, подлежащих передаче вместе с товаром, не влечет каких-либо негативных последствий, наоборот, уменьшает объем его обязанностей (т.е. покупатель не сможет потребовать от поставщика передачи документов, не предусмотренных законом или договором, либо отказаться от товара в соответствии со ст. 464 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 456 ГК РФ поставщик обязан передать вместе с вещью (товаром) относящиеся к ней документы. При этом перечень документов, указанных в данной статье, является открытым.

В связи с этим в договоре необходимо отразить, какие именно документы должны быть переданы вместе с товаром (документация технического характера — техпаспорт, инструкция по эксплуатации и др.

; документация о качестве — сертификат соответствия, ветеринарное свидетельство и т.п.).

При этом нужно указать форму, в которой они должны быть переданы (например, оригинал, копия, копия, заверенная поставщиком, нотариально удостоверенная копия), и язык составления документов.

Пример формулировки условия:

«Вместе с товаром поставщик обязан передать покупателю следующие документы, относящиеся к товару: ___________ (указываются наименование, количество экземпляров, язык составления, оригинал или копия).

В случае неисполнения поставщиком обязанности, указанной в п. ___ договора, покупатель вправе требовать взыскания штрафа в размере _____% от стоимости товара».

В интересах покупателя включить в договор условие, в соответствии с которым обязанность по оплате товара возникает только после передачи поставщиком относящихся к товару документов. Согласование данного условия возможно в силу ст. 421 ГК РФ.

Пример формулировки условия:

«Оплата товара осуществляется покупателем в течение ___ дней при условии предоставления поставщиком следующих документов на товар:

— сертификата качества;

— паспорта на товар;

— инструкции по эксплуатации;

— _____________;

— _____________».

Однако необходимо учитывать, что, если поставщик не представит документы, покупатель обязан уведомить об этом продавца и назначить разумный срок для их передачи (абз. 1 ст. 464 ГК РФ). В отсутствие такого уведомления суд может указать, что покупатель неправомерно отказался от оплаты товара, и взыскать его стоимость с учетом процентов по ст. 395 ГК РФ.

Иные документы, необходимые покупателю по договору поставки

В договоре целесообразно предусмотреть обязанность поставщика передать документы, необходимые для правильного учета приобретаемого товара и совершения операций с ним, но прямо не относящиеся к товару по смыслу п. 2 ст. 456 ГК РФ.

Это могут быть счет-фактура, копия грузовой таможенной декларации (или сведения о ней) и др.

Кроме того, можно установить в договоре ответственность поставщика за неисполнение данной обязанности (штраф, неустойка, возможность для одностороннего отказа покупателя от договора).

Пример формулировки условия:

«Поставщик обязан передать покупателю документы, необходимые для правильного учета приобретаемого товара и совершения операций с ним (счет-фактуру, копию грузовой декларации), в срок до «__» _______ ____ г.».

Если в договоре не указаны иные документы, необходимые покупателю

В таком случае покупатель не вправе требовать от поставщика передачи документов, необходимых для учета товара и совершения операций с ним, и несет риск различного рода административных, налоговых санкций в связи с отсутствием таких документов.

Срок передачи документов, относящихся к поставляемому товару

Согласно п. 2 ст. 456 ГК РФ документы передаются одновременно с товаром (буквально — одновременно с передачей вещи).

Если у сторон есть иные намерения: передать (получить) документы до либо после передачи вещи, а не одновременно с ней или передать (получить) некоторые документы вместе с товаром, а некоторые — до либо после передачи товара, то эти намерения необходимо закрепить в договоре в виде соответствующего условия.

В любом случае во избежание споров относительно определения момента передачи документов следует предусмотреть в договоре конкретный срок их передачи. Он определяется по правилам ст. ст. 190, 191 ГК РФ, а именно:

— указанием на конкретную календарную дату;

— указанием на событие, которое неизбежно должно наступить;

— истечением периода времени, начало которого может быть определено календарной датой или наступлением согласованного события.

Кроме того, если срок передачи документов определяется периодом времени, стороны, руководствуясь п. 1 ст. 314 ГК РФ, могут установить, что данный период исчисляется с момента исполнения обязанностей покупателем или наступления иных обстоятельств, предусмотренных законом или договором.

Пример формулировки условия:

«Поставщик обязан передать покупателю одновременно с товаром техническую документацию на него, составленную на русском языке, а именно технические паспорта, инструкции по эксплуатации и гарантийные талоны, а также передать оформленные надлежащим образом счета-фактуры и сертификаты качества на товар в срок не позднее ____ календарных дней с момента выборки товара покупателем».

Если в договоре не указан срок передачи документов

В этом случае поставщик должен передать их одновременно с товаром (п. 2 ст. 456 ГК РФ). Покупатель не вправе истребовать от поставщика документы до передачи самого товара.

Сопроводительные документы при поставке. Практика Поставщика | Екатеринбург ЭкспоТех

Какие документы нужны при поставке товара по договору

В нашей практике был случай: клиент с Ванкорского месторождения потерял документы на шнеки. В связи с этим он не мог даже ввезти их на месторождение, не говоря уже о том, чтобы их использовать по назначению. Механик компании попросил о помощи с копиями документов, и мы помогли.

Конечно, ситуация не критичная, но досадные задержки из-за «бумажки», стоят реальных денег. Кроме того, простой техники — это риск получения штрафа от Заказчика.

Эта история сподвигла нас написать эту статью. Из нее вы узнаете, какие документы сопровождают наши инструменты и запчасти при поставке и сможете избежать эксцессов из-за их отсутствия.

Что расскажем:

  1. Какие документы предоставляются при поставке.
  2. Каким сотрудникам вашей компании они необходимы в работе.
  3. Чем полезен каждый из предоствленных документов.
  4. Какие риски возникают из-за отсутствия сопроводительных документов.
  5. Какие возможности открываются перед заказчиком благодаря наличию полного пакета документов.

Готовы узнать о документации для бурового инструмента? Тогда читайте.

1. Технический паспорт

Содержит следующие сведения:

  • общие сведения о продукции;
  • комплект поставки;
  • устройство оборудования;
  • правила монтажа;
  • правила хранения и транспортировки;
  • условия эксплуатации;
  • свидетельство о приемке;
  • гарантии производителя;
  • отметка о проверке отделом контроля качества ПО

2. Упаковочный лист

Содержит следующие сведения:

  • перечень торговых позиций с указанием количества;
  • вид упаковки;
  • дата и место упаковки;
  • пункт назначения;
  • транспортная компания, ответственная за доставку;
  • отметка о проверке отделом контроля качества соответствия количества товара.

Отгрузка большого перечня инструмента всегда сопровождается выпиской упаковочных листов.

3. Сертификат соответствия

Свидетельство, подтверждающее соответствие конкретного вида товара требованиям качества и безопасности, определенным для него действующими нормативами.

4. Руководство по эксплуатации оборудования

В руководстве по эксплуатации оборудования описаны:

  • устройство и принципы работы оборудования;
  • параметры целевого применения оборудования;
  • правила хранения, технического обслуживания и ремонта оборудования;
  • порядок транспортировки оборудования или инструмента;
  • допустимые способы его утилизации.

5. Универсальный передаточный документ (УПД)

Содержит:

  • счет-фактуру (документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ);
  • накладную документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров, их количество и стоимость).

Какой стандарт документационного обеспечения товара при поставке принят в ПО «ЭкспоТех»

  • Паспорт качества — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
  • Сертификат соответствия — 1 экз., заверенная копия, на каждый вид бурового инструмента или оборудования;
  • Упаковочный лист — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
  • Инструкция по эксплуатации — 1 экз., оригинал;
  • Универсальный передаточный документ (УПД) — 2 экз, оригиналы с подписью и печатью ответственного лица.

Кому нужна документация на товар?

Технический паспорт необходим главному или линейному механику, инженеру по эксплуатации оборудования.

Паспорт необходим при:

  • сдаче отработавшего инструмента представителям Заказчика;
  • отчетности по проекту перед Заказчиком;
  • подтверждения соответствия приобретенного инструмента стандартам ГОСТ Р — для участия в тендерах.

Сертификат соответствия на партию инструмента необходим главному или линейному механику, а также инженерам (по снабжению, по ТБ) при приобретении оборудования.

Инструкция по эксплуатации необходима специалисту, который непосредственно работает с инструментом.

Упаковочный лист нужен как продавцу, так и лицу, принимающему оборудование. Лист незаменим при сверке количества товара при приемке на складе Покупателя, а также для сопровождения при передвижении на режимных объектах (пример: обустройство нефтегазоконденсатных месторождений).

Универсальный передаточный документ (УПД) необходим бухгалтерии для принятия на склад закупленных средств производства, и дальнейшего их списания. УПД также участвует во всех юридических правоотношениях Покупателя и Поставщика, в случае, если наступает гарантийный или любой другой спорный случай. Также УПД нужен Заказчику для отчетности по затратам на проект.

Что может случиться из-за отсутствия документации

  • Простой оборудования при чрезвычайных ситуациях и упущенная прибыль.
  • УПД требует заказчик проекта. Подрядчику важно предоставить отчетные документы, доказывающие его затраты согласно смете. При отсутствии документа заказчик не может принять и поставить на учет приобретенные запчасти.
  • Запрет на ввоз оборудования на месторождение, к месту производства строительных работ.
  • Отсутствие ответственности Поставщика в случае наступления гарантийного случая. Полный пакет документов позволяет требовать у Продавца исполнения гарантийных обязательств или возмещения затрат.

Какие возможности возникают при наличии полного пакета отгрузочных документов

  1. Паспорт качества, сертификат соответствия и упаковочный лист позволяют исполнителям уверенно поставлять буровой инструмент на любые объекты.
  2. Все службы компании обеспечены каждая своим подтверждающим документом по инструменту, что исключает лишние действия в работе.
  3. Полный пакет документов делает возможным участие компании в любых тендерах на строительство.

Резюме

В этой статье мы подробно рассмотрели актуальные вопросы, касающиеся сопроводительной документации при отгрузке товара:

  • Какие документы предоставляются,
  • Каким сотрудникам они необходимы в работе,
  • Чем они полезны,
  • Какие риски возникают из-за отсутствия документов,
  • Какие возможности открываются благодаря наличию полного пакета документов.

Надеемся, эта информация поможет вам избежать эксцессов в работе, побеждать в тендерах и внимательно следить за документооборотом при поставках.

21 мая 2019 г.

Как правильно оформить передачу товара по договору

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Как правильно оформить передачу товара по договору

20 ноября 2009 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

На практике бумагам, которые фиксируют передачу товара от поставщика к покупателю, частенько придается второстепенное значение. Считается, что главное — правильно оформить договор, счет-фактуру и «первичку».

А ведь наличие документов, отражающих передачу товара, очень важно для обеих сторон. Правильно составленный документ способен защитить не только от претензий налоговиков, которые могут заподозрить налогоплательщика в фиктивности сделки, но и от гражданско-правового спора.

Лишние 10 минут, потраченные при передаче товара, вполне могут уберечь компанию от значительных расходов.

Документация, подтверждающая передачу товара, хотя и нужна обеим сторонам договора поставки, выполняет для каждой из них разные функции. Так, продавцу важно, чтобы документы подтверждали: товар передан, претензий нет. А для покупателя главное удостовериться в качестве и количестве полученного товара.

Что стоит проверить продавцу

Для продавца факт передачи товаров покупателю означает, что обязанность по договору выполнена и можно требовать оплату. Соответственно, при передаче товара нужно составить документ, из которого бы следовало, что: – передан именно тот товар, который предусмотрен договором. – товар передан именно в том количестве, которое предусмотрено договором.

– товар вручен представителю покупателя, обладающему полномочиями по приему.

И если с первыми двумя условиями все достаточно просто — они отражаются в товарной накладной (обычно по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), то с подтверждением полномочий на практике возникают проблемы. Поэтому остановимся на этом этапе подробнее.

В большинстве случаев факт передачи товара покупателю подтверждается подписью лица, получившего этот товар (представителя покупателя). Причем очень часто даже без расшифровки. Про указание должности подписанта речь идет вообще в редчайших случаях.

А уж о подтверждении его полномочий и говорить не приходится.

Однако такой подход чреват серьезными проблемами. Ведь что получится, если товар приняло лицо, не уполномоченное покупателем? Получится, что поставщик не выполнил свою обязанность и не поставил товар. А значит, ему придется передать товар еще раз, а возможно и оплатить покупателю штрафные санкции.

Чтобы этого избежать, перед передачей товара следует удостовериться, на основании какого документа действует представитель покупателя. Как правило, таким документом является доверенность. С нее обязательно нужно снять копию (в крайнем случае, сфотографировать на телефон).

Кроме того, рекомендуем убедиться, что доверенность подписана от имени организации тем лицом, которое имеет право такой подписи. Идеальный случай — если доверенность и договор поставки от имени покупателя подписаны одним лицом.

Ну и, конечно, нужно убедиться в том, что лицо, предъявившее доверенность, является именно тем, на имя кого доверенность выдана.
Так что не стесняйтесь проверить документы у принимающей стороны. Тем более что Гражданский кодекс в данном случае полностью на стороне продавца.

Согласно статье 312 ГК РФ, продавец имеет право не передавать товар до тех пор, пока представитель покупателя не представит документы, подтверждающие право на получение груза. И этим правом нужно пользоваться!

На что стоит обратить внимание покупателю

Теперь перейдем на сторону покупателя. Ему при оформлении документов о получении товара важно убедиться, что доставленный товар соответствует условиям договора о качестве и количестве.

Поэтому если при приемке выявлена недопоставка или бракованный товар, то покупатель вправе не подписывать накладную, указав в ней на обнаруженные недостатки. На практике обычно этим и ограничиваются, давая возможность поставщику через суд потребовать оплаты товара.

Дело в том, что для предъявления претензий продавцу мало не подписать накладную ТОРГ-12. В таких случаях нужно приказом по организации создать комиссию, которая составит акт об обнаружении недостатков по форме № ТОРГ-2 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Такая комиссия может действовать и на постоянной основе, если договоры поставки для организации не редкость. Тогда каждый раз издавать приказ о создании комиссии не придется.

Кроме того, настоятельно рекомендуем заблаговременно уведомить о дате, времени и месте работы такой комиссии представителя продавца (телеграммой, по факсу и т.п.). Ведь акт, составленный с его участием, будет иметь больший вес в глазах суда в случае возникновения споров. Еще большую силу акту может придать видео- или фотосъемка, проведенная во время работы комиссии.

Что делать, если документы не оформили

Ну а что же делать в тех ситуациях, когда товар уже принят, а документы надлежащим образом не оформлены? Например, поставщик передал покупателю товар, получив в подтверждение лишь невнятную подпись на накладной? Исправить ситуацию в таком случае можно, если, конечно, на то будет добрая воля покупателя.

Для этого сторонам нужно подготовить и подписать акт сверки взаимной задолженности (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.05 по делу № А39-5118/2004-300/8). В акте следует зафиксировать, что товар по договору поставки передан покупателю в полном объеме и качество товара соответствует условиям договора.

А вот исправить ситуацию, если покупатель принял товар (то есть подписал накладную), а потом обнаружил недостатки уже практически невозможно. Дело в том, что согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель должен провести проверку количества и качества товара непосредственно при приемке.

Так что если в накладной нет даже отметки о несоответствии товара условиям договора, то предъявлять претензии можно уже только в рамках гарантийных обязательств поставщика. Но даже в этом случае при обнаружении недостатков нужно сразу же образовать комиссию, уведомить поставщика и составить акт.

Этот документ все равно потребуется при предъявлении претензий в рамках гарантии.

Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 16 409

16 409

Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 16 409

Перечень документов для заключения договора поставки товара

Какие документы нужны при поставке товара по договору

Покупатель не уточнил в договоре требования к товару и получил продукцию, которая не была нужна. Поставщик выполнил обязательства, но не вписал в условия неустойку за просрочку оплаты и не смог взыскать ее в суде. Что входит в список документов для договора поставки, какие документы проверить перед сделкой и в ходе исполнения, чтобы избежать проблем.

Когда стороны заключают сделку по поставке, они должны учитывать специфику и последствия. Документы по сделке понадобятся обеим сторонам. Они помогут компании защититься, когда возникнет необходимость:

  • отстоять интересы в спорах с налоговыми органами, если те усомнятся в реальности хозяйственных операций;
  • включиться в реестр кредиторов, когда в отношении покупателя началась процедура банкротства;
  • доказать качество, истечение или продление гарантийного срока, комплектность и другие условия.

Разберем, какой список документов нужно подготовить для заключения договора поставки и какие бумаги на товар запросить от поставщика при получении груза.

В список для проверки перед заключением договора поставки входят учредительные документы поставщика

Для заключения договора потребуется провести проверку контрагента (п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Как правило, документы предоставляет поставщик. Запрашивается стандартный пакет, который включает:

  • устав,
  • выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП,
  • бухгалтерский баланс,
  • копию ОГРН и ИНН.

Такой перечень поможет убедиться, что контрагент:

  • ведет деятельность (сведения о нем есть в реестре);
  • совершают сделку без превышения полномочий (если поставка крупная, то можно запросить решение);
  • обладает средствами на оплату, покупку и т. д.

В некоторых фирмах проверка уставных документов – первый этап по работе с договором. Если в компании действует электронный документооборот, инициатор загружает в систему документы. Когда юрист делают заключение о добросовестности контрагента, инициатор получает возможность добавить текст соглашения для проверки.

Сведения из баланса полезны обеим сторонам соглашения. Покупатель видит обороты поставщика. Если последний не ведет деятельности, нет перечислений средств, лучше работать без предоплаты. Проверка поможет избежать споров об истребовании неосновательного обогащения. Поставщику баланс покупателя также скажет о финансовом состоянии и платежеспособности контрагента.

Если времени мало, а контрагент представляет интерес, можно получить информацию на Федресурсе и посмотреть картотеку арбитражных судов на предмет споров об оплате, качестве поставке и т.д.

Проверка учредительных документов позволят правильно прописать реквизиты стороны в договоре и избежать ошибки при проведении банковских операций.

Например, компания перевела деньги на счет поставщика, но тот не исполнил обязательство. Покупатель обратился в суд и потребовал вернуть неосновательное обогащение.

Получатель средств заявил, что счет на оплату не выставлял, поставкой строительных материалов не занимается, обязательств перед истцом не имеет, в банке, реквизиты которого указаны в платежном поручении, никогда счетов не имел. В деле отсутствовали документы, которые могли свидетельствовать о наличии коммерческих и хозяйственных взаимоотношений между сторонами.

Дело вернулось на новое рассмотрение, суд предложил истцу дать дополнительные пояснения об обращении в банк (постановление АС Московского округа от 23.03.2016 № Ф05-2490/2016 по делу № А40-134998/2015).

При заключении сделки по поставке проверьте договор, а при получении товара – первичные документы

Следующий документ, который запрашивается на проверку перед поставкой – проект договора. Часто его предоставляет поставщик, так как для него поставка – это основная деятельность. Если фирма небольшая, у нее может не быть специально разработанной формы договора. В этом случае грамотно подготовить соглашение придется юристу покупателя.

Можно использовать типовую форму, а точные сроки, адреса и наименование товара указывать в спецификациях и заявках. Однако из-за такого оформления в случае споров могут быть проблемы.

Менеджеры нередко не придают значения своевременной подготовке и проверке документов к сделке на поставку. Если заявки на продукцию не будут оформляться в письменном виде, предъявить претензии по количеству и сроку не получится. Кроме того, появятся налоговые риски.

ФНС может сделать вывод, что общество в действительности не вело хозяйственные операции, доначислить налог и взыскать штраф.

Например, компания не смогла оспорить решение ФНС. Налоговый орган доначислил НДС, пени, штраф. Он посчитал, что компания не совершала сделок.

Товарно-транспортные накладные не оформлялись, спорные операции не подтверждались иными документами. Заявок на оказание транспортных услуг в письменном виде также не было.

Заявитель не смог подтвердить наличие товара на складе (постановление АС Центрального округа от 17.01.2017 № Ф10-5068/2016 по делу № А09-14907/2015).

Чтобы грамотно составить договор между поставщиком и покупателем, необходимо участие специалиста отдела снабжения или другого ответственного лица. Типовая форма договора может не учитывать ряд условий, например:

  1. Договор заключается в регионе, где цены ниже. В этом случае поставщик не согласится на высокие штрафные санкции, которые прописал юрист московской компании.
  2. Типовая форма составлялась для поставки на крупный объект, где фирма покупателя могла обеспечить нахождение представителя поставщика. Оставлять такое условие для разовой поставки незначительного товара нецелесообразно.

Поэтому к проверке документов для заключения договора поставки лучше привлечь менеджера. Он может указать на обстоятельства, о которых не знает юрист. Например, указать на необходимость определить конкретные сроки поставки (в определенный промежуток или исключая ночное время, чтобы не нарушать законодательство и не шуметь).

Какие документы, кроме договора, нужны для поставки

Когда речь идет о получении товара по поставке, документами занимается не юрист, а бухгалтер. В правовой отдел первичная отчетность поступает, если возник спор или нужно готовить претензию. От поставщика компания получает сопроводительные документы на поставку товара. О факте поставки будут свидетельствовать накладные:

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.