+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения – Дело

Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец

   В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

  • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Вариантыв первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

  • издаётся приказ о создании комиссии;
  • создаётся экспертная комиссия;
  • отбираются документы к уничтожению;
  • составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов


  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК)
.

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

  • создание ЭК;
  • состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

  • гриф утверждения;
  • название папки с делом или документа;
  • даты начала и окончания дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • количество томов или листов;
  • срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

  • его дату и номер;
  • основание (акт о выделении дел к уничтожению);
  • распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
  • способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

  • способ уничтожения;
  • исполнителя;
  • опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

  • документы точно больше не понадобятся;
  • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Источник:

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.

В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

Подробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях:

Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Скачайте документы по теме:

Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации.

Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия.

Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.  

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

  • предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;
  • затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
  • после этого переходят к непосредственной утилизации.

В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации. Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия.

С учетом действующих правил работы архивов работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично.

При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии.

Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии.

При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.

  1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  2. Скачать чистый бланкСкачать в .doc

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов. После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению (образец).

Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов (образец) целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения.

Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.

Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

  • Положение об архиве
  • Скачать чистый бланкСкачать в .doc

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно. При таком варианте следует действовать максимально осторожно.

При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию.

 О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале.

Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.

Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.  

Каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению

После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков.

  1. О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале
  2. Акт об уничтожении кадровых документов
  3. Скачать чистый бланкСкачать в .doc

Скачать заполненный образец Скачать в .doc

Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям.

Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг (шредера).

Форма приказа на уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л.

Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1.

Кассовые документы за 1996 год (1 папка).

Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

Акт на уничтожение документов (бланк образец 2020)

Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов.

Образец акта об уничтожении документов

– председатель комиссии;

  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
  • По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

    Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления. Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

    1. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
    2. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
    3. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
    4. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись.

    У документов истек срок хранения.

    как их правильно уничтожить

    Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

    1. сдать в пункт приёма макулатуры.
    2. использовать шредер;
    3. бумаги можно сжечь;
    4. порвать вручную;

    К сведению Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

    Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:Предварительные действия

    1. создаётся экспертная комиссия;
    2. составляется акт.
    3. издаётся приказ о создании комиссии;
    4. отбираются документы к уничтожению;

    На основании акта документы можно уничтожать.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

    Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации.

    Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

    Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

    Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

    Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

    Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

    ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

    6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

    Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе.

    Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа.

    Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

    вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения.

    Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно

    Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

    Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

    Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

    В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов. Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

    Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

    Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

    Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

    Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

    При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе.

    Приказ о списании документов

    Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец

    1401 Бланки строгой отчетности (БСО) представляют собой документы, которые служат заменой кассовых чеков в строго оговоренных случаях. Их копии нужно хранить на протяжении 5 лет. После этого они могут быть уничтожены. При этом необходимо составить приказ о списании бланков строгой отчетности.

    ФАЙЛЫ Основания для использования БСО содержатся в ФЗ №54 от 22 мая 2003 года. В частности, это следующие ситуации:

    1. Предоставление услуг бытового характера.
    2. Продажа периодических изданий, мороженного, автобусных/троллейбусных билетов.
    3. Продажа продукции на рынках и ярмарках.

    Во всех остальных случаях нужно использовать только кассовые чеки.

    Списание бланков осуществляется в этих случаях:

    • Вышел срок хранения БСО (составляет 5 лет).
    • Бланки были испорчены.
    • На бланках обнаружен брак.

    Необходимость в утилизации вызвана большим документооборотом в компании.

    Фирме просто не имеет смысла хранить бумаги, которые больше не нужны. При проведении списания нужно учитывать эти обязательные условия:

    • Вышел срок хранения БСО, составляющий 5 лет.
    • Для проведения уничтожения сформирована комиссия.
    • Был оформлен акт о списании.

    Процедура осуществляется именно на основании акта.

    Составление этого документа является обязательным.

    ООО «Многоугольник» Приказ №55 От 3 марта 2020 года О списании БСО На основании истечения срока давности хранения БСО, составляющего 5 лет, ПРИКАЗЫВАЮ 1. Создать комиссию для списания БСО в составе: Председатель: Л.Л. Вихров (генеральный директор), Участники комиссии: Р.Л.

    Иванова (главный бухгалтер), О.Л.

    Озерова (специалист кадрового отдела). 2. Провести списание БСО в срок до 31 марта 2020 года. 3. Списанные бланки уничтожить.

    4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Л.Л. Вихров (генеральный директор) подпись С приказом ознакомлены: Р.Л. Иванова (главный бухгалтер) подпись О.Л. Озерова (специалист кадрового отдела) подпись

    Приказ о списании основных средств

    12780 Оформление приказа на списание происходит тогда, когда предприятие или организация ликвидирует используемое ранее в деятельности оборудование, инструменты, технику и прочие объекты, числящиеся на балансе.

    Обычно поводом для списания является неисправимая поломка, утрата, дарение, продажа, моральное устаревание, физический износ и т.п. причины. ФАЙЛЫ Приказ пишется от лица руководителя предприятия или уполномоченного на подписание такого рода документов сотрудника. Непосредственно его составлением занимается

    1. или бухгалтер.
    2. или секретарь организации,
    3. или начальник какого-либо структурного подразделения,

    В любом случае, это должен быть работник, который имеет достаточную квалификацию и знаком с правилами составления приказов.

    Правильно оформленный приказ позволяет грамотно и, главное, законно, избавиться от ненужного имущества, с полным соблюдением норм по ведению бухгалтерского учета. создаётся только на основе заключения специальной комиссии.

    Она решает, что будет списано, а что списанию не подлежит.

    Просто так выпустить приказ нельзя – надо иметь для этого письменное основание.

    Обычно в качестве такового выступает заключение членов специально созданной комиссии, которые в отдельном акте удостоверяют факт необходимости списания основного средства по тем или иным обстоятельствам, а также дают рекомендации по возможности практического использования каких-либо его элементов в дальнейшем. Сама комиссия также назначается отдельным распоряжением руководителя предприятия.

    В нее входит не менее трех человек, которые относятся к разным структурным подразделениям компании. При этом члены комиссии должны обладать необходимым уровнем знаний, для того, чтобы определить действительную непригодность объекта основных средств к дальнейшему использованию.

    Как правило, членами комиссии становятся

    1. сотрудник отдела бухгалтерии,
    2. и, при необходимости, некоторые другие узкопрофильные специалисты.
    3. заместитель директора,
    4. материально-ответственное лицо (например, кладовщик)

    На сегодняшний день унифицированного, единого и обязательного к применению образца данного документа нет.

    Поэтому руководители предприятий и организаций могут писать приказ в свободном виде или пользоваться шаблоном документа, который применяется внутри компании (необходимо помнить, что самостоятельно разработанные формы документов нужно регистрировать во внутренней учетной политике фирмы).

    Независимо от того, какой именно вариант будет выбран, приказ должен содержать ряд обязательных сведений.

    К ним относятся:

    1. полное наименование предприятия,
    2. инвентарный номер,
    3. модель,
    4. марка,
    5. дата и номер приказа,
    6. а также причины списания основного средства.
    7. название,

    Важный нюанс: в данном приказе может значиться как один объект, так и целая группа списываемых основных средств. Второй вариант обычно бывает в результате плановой инвентаризации имущества компании.

    Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

    2088 Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг.

    Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени.

    Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов.

    Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия. ФАЙЛЫ Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

    1. Сдача в пункт приема макулатуры.
    2. Сжигание.
    3. Уничтожение посредством шредера.

    Иногда бумаги просто разрывают вручную.

    Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи. Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии.

    Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

    Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура.

    Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе.

    Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем. Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид: ООО «Япония» 4.11.2017 г.

    Москва С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

    3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.

    4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

    Гендиректор: (подпись) А.С. Петров Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу. ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

    функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

    1. Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
    2. Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
    3. Полная экспертиза документации.
    4. Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.

    Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

    ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение. После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению.

    Пример 2), он оформляется только вашей организацией;

    1. акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.
    2. накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;

    Акт об уничтожении документов и дел Приведем образец еще одного акта, когда уничтожаются документы/бланки, срок действия которых не истек, однако они были испорчены (Пример 4).

    Уничтожение архивных документов Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года – к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г.

    можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась. Если документы нужно получить из госархива.

    то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и является актом на уничтожение архивных бумаг — должно быть описано название дела, количество бумаг.

    Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно. Приказ о списании архивных документов Об этом поговорим далее. Как не ошибиться с датой акта Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки.

    При этом нужно учесть следующее:

    1. перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

    Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Образец приказа о списании документов с истекшим сроком хранения образец

    Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

    Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

    Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

    Скачать

    Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

    Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

    Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

    Скачать

    Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

    Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
    Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

    Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

    Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

    Скачать

    Особенности уничтожения секретной документации

    Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

    1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
    2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
    3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

    Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

    Наказание за нарушения

    В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

    • для граждан — от 100 до 300 рублей;
    • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

    За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

    • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
    • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

    Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

    • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
    • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
    • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

    Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

    Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

    Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

    • принудительные работы;
    • запрет занимать определенные должности;
    • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
    • лишение свободы на срок до 2 лет.
    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.