+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг.

И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.

Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
  • Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
  • получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия.

После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих.

К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Документообороте в организации образец 2020

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

д. Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций.

Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации .

Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  • Реквизит документа — элемент оформления документа.

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать.

Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

  1. Calibri — 14;
  2. Arial — 12 или 13;
  3. Times New Roman — 13 или 14;
  4. Verdana — 12 или 13.

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места.

Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный.

Стандарт оформления документов организации в 2020 году

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей.

Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата. Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ.

Печать компании на таком документе обязательна.

Обязательные поля:

  1. срок его действия.
  2. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  3. Ф.И.О. его владельца;
  4. номер сертификата ключа;

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя должность автора документа, название его структурного подразделения.

Приложения к учетной политике в 2020 году — образец

Количество приложений к учетной политике — величина, устанавливаемая каждой фирмой самостоятельно. Кроме того, число приложений не является величиной постоянной — оно может дополняться новыми или сокращаться в необходимых случаях. Информация в учетной политике может разными компаниями детализироваться в разном объеме.

Именно степень детализации может оказать влияние на схему отражения информации в учетной политике — скрупулезное описание какого-либо учетного нюанса целесообразно оформить в виде отдельного документа (положения, методики, перечня, порядка и др.) и утвердить в составе учетной политики.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе общепринятых приложений, компания с учетом специфики своей деятельности может разработать и утвердить следующие приложения (например): методику ; алгоритм расчета резерва по сомнительным долгам; инструкцию по списанию безнадежной

Положение о документообороте организации

По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок; — электронный документ — формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования; — электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; — учетная система — информационная система, содержащая информацию из правоустанавливающих документов субъектов электронного взаимодействия, на основании которой составляются или выдаются

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  1. входящие (присланные из внешних структур);
  2. внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  3. исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать. В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется.

Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2020 № 44.

Образец графика документооборота

о работнике 5 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 6 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 7 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9) Отдел кадров В соответствии с распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020

Пример заполнения новых реквизитов Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут, как использовать В новом ГОСТ по документообороту 2020 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации».

Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно.

Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты были объединены и исключены В стандарте, действующем до 2020 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два.

В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя. Новый ГОСТ по делопроизводству.

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  • подготовки проекта;
  • согласования с заинтересованными сотрудниками;
  • направления на проверку правильности формирования;
  • передачи руководителю для подписания;
  • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  • контроль исполнения;
  • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

  • формирование текста;
  • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  • контроль исполнения;
  • направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Гост по делопроизводству и документообороту 2020 полный текст

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Например: — при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют; — номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; — допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны; — предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13;

Гост р 7.0.8-2013 сибид. делопроизводство и архивное дело.

термины и определения

Помета не является частью термина.Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия.

Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом*._______________* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом.

— Примечание изготовителя базы данных.

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства

(далее — Служба делопроизводства).________________ В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.1.7.

Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственное

Гост по делопроизводству и документообороту – 2020: что изменится в правилах

Далее следует фиксация принятого решения и его оформление, направление исполнителю или подготовка ответа.

Впоследствии происходит формирование учетных и контрольных бумаг и, наконец, архивирование.Важность процесса нельзя недооценивать. От грамотного оформления бумаг часто зависит успех кадровой и бухгалтерской работы, исход судебных разбирательств и тяжб с надзорными органами, отношения с контрагентами.

В обязательном порядке (и именно в рамках и по требованиям стандарта) должны быть установлены лица, которые будут нести полную ответственность за каждый этап функционирования этой сферы.Особое внимание при переработке акта было уделено реквизитам.

Единообразие в этой сфере должно позволить упростить обеспечение надежной связи между предприятиями и учреждениями, четко организовать нормативно-методическую работу.

Реквизитов осталось по-прежнему 30, но часть старых пунктов не вошла

Документооборот.

Требования к оформлению документации 2020

Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной. Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

  1. Times New Roman — 13 или 14;
  2. Calibri — 14;
  3. Verdana — 12 или 13.
  4. Arial — 12 или 13;

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места.

Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Нормативная база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Она регулирует следующие аспекты:

  1. применение современных информационных технологий в делопроизводстве
  2. правила работы с деловыми бумагами
  3. правила обращения с материалами, имеющими гриф секретности или ограниченного доступа
  4. обеспечение сохранности документов
  5. организацию работы службы делопроизводства
  6. порядок и сроки хранения документации
  7. иные вопросы, связанные с делопроизводством
  8. правила оформления документов

Законодательная база делопроизводства, связанного с деятельностью кадровой службы, основывается, прежде всего, на нормах .

Также не лишним будет ознакомиться с Федеральными

Гост по делопроизводству и документообороту 2020

В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора.

См. Примеры 1-3.

Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ.

Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора.

Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.

Новый Гост по делопроизводству и документообороту 2020

Пример заполнения новых реквизитов В новом ГОСТ по документообороту 2020 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем.

Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно. Новый ГОСТ по делопроизводству.

Какие реквизиты объединили и исключили В стандарте, действующем до 2020 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя.

Новый ГОСТ по делопроизводству.

Положение О делопроизводстве и документообороте

Правила делопроизводства и документооборота в организации 2020

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.3.

Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) – обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с учредителями, государственными организациями, общественными предприятиями, родителями, поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед техникумом.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее – инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

  • ДП директора;
  • ДП учебной части;
  • ДП бухгалтерии;
  • ДП административно-хозяйственной части;
  • ДП дополнительного образования;
  • ДП методического кабинета;
  • ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

  • составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
  • подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
  • оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
  • ведение деловой переписки;
  • составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

  • Входящие документы – создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
  • Исходящие документы – создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
  • Внутренние документы – создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

  • прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
  • регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
  • организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
  • регистрация и прохождение внутренних документов;
  • контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

  • прием входящей документации;
  • регистрацию документа и его визирование директором;
  • доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

5. Постановка документов на контроль

5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.

5.2. Контроль исполнения включает:

  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • снятие с контроля;
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

  • с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
  • без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
  • архивные документы – не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

  • о переносе (продлении) срока исполнения;
  • о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
  • об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:

  • подготовку исполнителем документа к отправке;
  • обработка и отправка документа;
  • фиксирование результативности факсимильных и электронных сообщений.

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.

11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.

11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.

11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.

12. Прием факсимильных и электронных сообщений

12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:

  • прием сообщений с помощью факсимильного аппарата и компьютера;
  • оформление и учет факсимильных и электронных сообщений;
  • доведение до исполнителя.

12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.

12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.

12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

  • составление и ведение номенклатуры дел;
  • формирование и оформление дел;
  • проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

Вернуться в «Документы»

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.